Qualche giorno fa ho trovato nel gruppo ImprendiLife (se non sei iscritto ti consiglio di farlo cliccando qui) una domanda molto interessante da parte di un iscritto, Orlando.

Eccola qui:

(PS Trovi il post a questo link: https://www.facebook.com/groups/simpness/permalink/1819896278300612/).

E visto che si tratta di una domanda che tocca tantissime piccole aziende italiane, ho pensato di dedicare un post specifico in modo tale da dare una risposta più articolata e poter suggerire anche qualche strategia e risorsa da applicare immediatamente.

Ovviamente non intendo rispondere ad Orlando, che non ha colpa e la cui situazione non conosco, ma mi interessa più fare una panoramica generale su questa problematica molto sentita. Per cui, Orlando, prendi quello che si applica a te e non offenderti per le espressioni colorite! 😀

Partiamo dalle basi. Il dilemma di Orlando è il dilemma che hanno quasi TUTTI gli imprenditori italiani, visto che la media delle aziende ha 3 dipendenti.

Quando sei Google, hai 70mila dipendenti e fai profitti per miliardi, l’impatto di assumere una nuova persona sui conti della società è praticamente l’equivalente dell’impatto di prendere un caffè.

Che tradotto significa che – a meno che tu non sia uscito veramente con i soldi contati e che li conti al tuo ritorno a casa –  semplicemente non te ne accorgi nemmeno.

Per un’azienda che ha invece 3 dipendenti – due dei quali sono il proprietario e sua moglie, guarda caso proprio come Orlando – assumere una quarta persona ha invece un peso enorme.

• Riuscirà a pagarsi lo stipendio?
• E se mi rendo conto che non è brava come faccio?
• E se mi fa perdere più tempo di quello che investo?
• E se per pagare lo stipendio alla persona numero 4 corro il rischio di non riuscire a pagarmi il mio?

Queste sono solo alcune domande che l’imprenditore della PMI Italiana si pone, ed hanno tutte senso.

Aggravate poi dall’impianto legislativo Italiano nato in difesa dei lavoratori in un contesto storico ed economico dove i lavoratori andavano difesi dal padrone capitalista cattivo.

Solo che il padrone capitalista cattivo non esiste quasi più. E nella maggior parte dei casi lo “stronzo capitalista” non è uno che va in giro con la Ferrari sfruttando i dipendenti, ma un semplice “povero stronzo” che magari guadagna meno di quello che guadagnerebbe facendo il dipendente lui stesso, con in più l’aggravante del rischio economico e gli infiniti mal di testa che derivano dalla gestione di un’azienda.

Facciamo un esempio numerico e facciamo due conti in tasca immaginari ad Orlando per capire di cosa parliamo.

Mettiamo che la sua azienda fatturi 150.000 euro all’anno.

I costi variabili per fornire il prodotto/servizio sono 75.000 euro.

E le spese fisse sono:

• 15.000 euro di affitto
• 40.000 euro per gli stipendi suoi e di sua moglie
• 5.000 euro di commercialista
• 10.000 euro di “cazzi e mazzi”

Per un totale di 70.000 euro.

Ci rimangono 5.000 euro di profitti “attaccati”, e ho ipersemplificato il tutto per capirci.

Se inseriamo un collaboratore che costa 20.000 euro all’anno, cosa succede?

Che devo vendere 40.000 euro in più SOLO PER ESSERE IN PARI.

E questo senza contare i costi di inserimento che sono:

• Il TEMPO necessario per formarlo
• Le SPESE collegate al fatto di avere un’altra persona fisicamente in ufficio

Messa così, emerge una questione molto chiara, anche se ipersemplificata.

Ogni volta che “assumo” un nuovo collaboratore, devo contemporaneamente sperare che:

• Il FATTURATO della mia azienda cresca in maniera tale da ripagare il margine operativo che mi serve a coprire i suoi costi
• In un periodo di tempo breve/medio il tempo investito per formarlo sia inferiore al tempo che risparmio per il fatto di avere una nuova persona che mi aiuta in azienda

E tutto questo SENZA considerare i rischi. Il rischio che perda tempo nella selezione. Il rischio che lo formi e che vada via dopo il periodo iniziale. Il rischio che non sia capace. Etc..

E per avere come obiettivo finale – sostanzialmente – quello di portarsi a casa lo stesso stipendio senza rimetterci.

Ma attenzione.

Se pensi che la parte di demotivazione sia finita, non ho ancora iniziato. E – anzi – ti dico che queste due speranze sono praticamente impossibili da vedersi soddisfatte.

Perché ad entrare in ballo ci sono due criticità del Fattore Itaglia (ne parlerò a breve) che ti fregano:

Criticità 1: Tutte le aziende Itagliane sono SOTTOcapitalizzate

Traduzione: hai meno soldi di quelli che ti servirebbero davvero per far crescere la tua azienda.

Quei famosi 20mila euro per assumere il tuo collaboratore, se sai che serve per far crescere l’azienda, li dovresti avere. Se non li hai vuol dire che nella tua azienda manca un pezzo importante (il capitale, vuoi essere capitalista o no?) e qualcuno ce lo deve pur mettere.

Le banche? La risposta, amico mio, è NO.

Questo capitale è un capitale puramente di rischio. E se chiedi soldi alle banche, ti rimane il problema che potrebbe “non funzionare”. Solo che se non funziona i 20mila glieli devi comunque ridare.

Devono essere proprio soldi TUOI. O di un investitore. E in ogni caso soldi che sei pronto a rischiare.

Poi possiamo mitigare il rischio e fare in modo che non li bruci in stile Pablo Escobar per accendere il camino, ma non puoi certo sperare che la banca diventi un investitore con te.

Troppi imprenditori pensano “ah, se solo mi dessero i soldi potrei…”. La risposta è un sonoro: “NO”.

Non credere alla mitologia delle “banche kattifeh”. Ho clienti su clienti che devono tirare via a calci i direttori di banca che vogliono dargli dei soldi, e sai perché, perché SANNO che possono restituirli e quindi sono al sicuro.

Se invece devi mettere questi soldi a rischio per sopperire al fatto che non sei abbastanza capitalizzato, allora vedi che il direttore di banca si fa passare per occupato e ha tutte le sfighe di questo mondo che gli impediscono di rispondere alle tue chiamate (il gatto malato, la nonna, etc.. insomma tutto il repertorio per schivare le interrogazioni al liceo).

“Eh ma in America danno i miliardi…”. Vero. Ma sono GLI INVESTITORI che li danno, completamente coscienti del rischio. Non le banche.

Morale della Favola: Sti soldi vanno tirati fuori con la coscienza che fa parte del lavoro dell’Imprenditore.

E se non li hai, li devi comunque far uscire sapendo che c’è una componente di rischio collegata.

Criticità 2: L’Imprenditore Itagliano è un Factotum

L’immagine qui sotto, tratto da uno dei webinar avanzati di approfondimento di SimpNess di qualche mese fa, rappresenta come dovrebbe funzionare la gestione di una “vera” azienda.

I tre rami che vedi, sono le tre componenti fondamentali della gestione aziendale.

1. Il MARKETING.
2. Il PRODOTTO/SERVIZIO che vendiamo al cliente.
3. I SOLDI. La direzione Finanziaria.

Le ho numerate ma in teoria vanno insieme.

Ognuno di questi pezzi, ovviamente, è composto da decine se non centinaia di attività che devono essere svolte in contemporanea.

Si va dall’andare in banca al parlare con i clienti, passando per il configurare la stampante e scrivere l’articolo del blog.

Tutte attività che di solito compie l’imprenditore, e che sono completamente eterogenee.

Se in azienda siete in tre, ci potrebbe essere un minimo di specializzazione, ma tutto sommato rimane la stessa problematica.

Siete in 3 a fare 478 task diversi, e molto spesso la sensazione di asfissia e di non avere mai tempo deriva proprio da questo.

Ma qual è il problema di questo?

Ricordi la seconda scommessa: “In un periodo di tempo breve/medio il tempo investito per formarlo sia inferiore al tempo che risparmio per il fatto di avere una nuova persona che mi aiuta in azienda” ?

Ecco, proprio per questo motivo sei destinato a perderla.

Perché è probabile che NESSUNA di queste 478 attività impegni così tanto tempo da richiedere una persona full time (oh, se questo è il tuo caso sei FORTUNATISSIMO) e che quindi ti tocchi ripiegare su:

• Una segretaria che PERÒ mi aiuta pure con il marketing, il blog e fa assistenza clienti
• Un venditore che PERÒ mi dia una mano anche in amministrazione e a gestire il magazzino quando funziona
• Un magazziniere che PERÒ risponda pure al telefono e mi aiuti in produzione

Più PERÒ metti, più aumenta la complessità di poter trovare un genio di questo tipo e anche di formarlo. Un conto è insegnare UNA cosa, un conto è insegnarne 150.

Se TU sei un genio a poter fare tutte queste cose insieme (e lo sei, lo dico senza ironizzare), è improbabile che un collaboratore che prende 1300 euro al mese sia tanto un genio quanto te.

Quindi, come si esce da questo stagno?

Non esiste ovviamente una ricetta universale, ma ci sono sicuramente tre punti che devi considerare e che ti consentono di abbassare in maniera notevole il rischio dell’inserimento dei nuovi collaboratori.

Strategia 01 – DEVI conoscere i tuoi Numeri

Hai presente lo schemino che ti ho fatto quando parlavo di aziende sottocapitalizzate? Il primo passo per riuscire veramente a sbloccare la tua situazione è quello di avere dei numeri “veri” sui quali poter basare le decisioni.

Perché prima di tutto devi imparare a spremere profitti dalla tua azienda che puoi reinvestire.

E per questo – purtroppo – non bastano le 3 righe fatte da me.

Devi conoscere tutta una serie di informazioni fondamentali sulla tua azienda che costituiscono le “analisi del sangue”.

Senza le quali non devi comprare nemmeno una matita.

Nella prossima edizione del Corso SimpNess ( http://www.corsosimpness.com ) ho potenziato tantissimo questa parte e ne ho pure cambiato la priorità. Ora li affrontiamo all’inizio, nonostante il fatto che alla gente parlare di numeri  fa venire il male alla testa.

Ma serve. Dannatamente.

Non puoi uscire dai casini fin quando non conosci a menadito le quattro tipologie di indicatori chiave che devi sempre tenere sotto controllo:

• Indicatori economici: misurano il reddito del periodo (ovvero ti dicono che la gestione del periodo di ha reso più ricco o più povero)
• Indicatori finanziari: misurano la liquidità in un determinato istante e le sue variazioni (ovvero ti dicono quanti soldi hai disponibili in cassa ed in banca per poter pagare le persone)
• Indicatori patrimoniali: misurano le attività e le passività in un determinato istante (ovvero ti dicono quanto sei ricco o povero)
• Indicatori di redditività unitaria e marketing: misurano il guadagno di un singola vendita, un singolo cliente e quanto costa acquisire il cliente stesso. E sono FONDAMENTALI per prendere le decisioni imprenditoriali come quella di assumere un collaboratore o anche semplicemente per capire come investire, in cosa, quanto farsi pagare, cosa vendere.

E per cortesia, non stressare il tuo commercialista per averli. Alcuni, e in particolare l’ultimo, il più importante, li devi avere e conoscere tu!

Strategia 02 – Divide et Impera

La maggior parte degli imprenditori italiani, o almeno quelli non avvezzi alle cose che facciamo in SimpNess, quando pensa ad assumere un collaboratore pensa automaticamente “lavoratore subordinato a tempo pieno”.

Se la intendi così, il rischio di incappare nelle due criticità che ti ho appena elencato è ENORME.

Ma esiste una seconda via. Quella che chiamo “Divide et Impera”. Dividi e Comanda.

E qui è dove la maggior parte delle aziende italiane possono avere una importante leva per uscire dalle sabbie mobili.

Ricordi le 478 diverse attività che svolgi?

Ecco, devi prendere un pò di tempo ed elencarle per fare chiarezza su cosa effettivamente fai e per quanto tempo.

Perché è lì che puoi trovare una leva abbastanza forte da consentirti di “liberare il tuo tempo”, come insegno nel Corso SimpNess..

Perché, invece di pensare a trovare UNA persona che sappia fare tutto, potresti iniziare in piccolo.

Dal trovare una persona che – magari specializzata in qualcosa di specifico – ti possa liberare il groppone anche solo di qualche ora a settimana, magari costandoti solo qualche decina di euro.

Un piccolo investimento. Con un risultato immediato in termini di tempo liberato.

Non entro nei dettagli di cosa delegare, come e come trovare queste persone visto che – di solito – lo insegno in un corso di 2 giorni e che ci servono tutti, ma prima che mi arrivino richieste su “Come posso trovare questi collaboratori?”, eccoti una serie di piattaforme dove puoi cercare collaboratori per farti dei lavoretti.

• Freelancer.com
• Guru.com
• UpWork.com
• Elance.com
• Fiverr.com

Mentre si tratta di siti in Inglese, non è raro trovare persone che parlano Italiano.

Ecco però a cosa devi fare attenzione:

1. È fondamentale che tu sappia ESATTAMENTE cosa va fatto e che crei una procedura e del materiale formativo per i tuoi collaboratori. Senza ti fai male.
2. Questi siti pullulano di truffatori e/o persone armate di buone intenzioni che però sono incapaci. Testa SEMPRE con lavoretti piccoli e poi poco alla volta danne altri.
3. Inizia con task SEMPLICISSIMI ma che richiedono molto tempo. È incredibile come a volte dei freelancer possano fare danni che per riparare ci vuole il triplo del tempo che a farli tu originariamente.

Ovviamente non sei obbligato ad utilizzare queste piattaforme. La parte importante è il processo di analisi dei diversi “pezzi” di attività che svolgi personalmente per poter poi far svolgere da altri quelli più semplici.

È una delle chiavi più importanti della delega e della crescita aziendale e iniziare in piccolo sicuramente ti aiuterà.

Strategia 03 – Crea il tuo Organigramma Aziendale (Ideale)

Prendi l’immagine di prima e questa volta sviluppala in verticale dettagliando tutti i pezzi che – idealmente – la tua azienda dovrebbe avere se fatturassi 10 volte in più.

Aggiungi ovviamente anche i rami di attività che SAI dovresti fare, ma che non svolgi per mancanza di tempo o competenze.

Lo so che magari al momento è un sogno irraggiungibile, e non ti sto proponendo questo come esercizio di motivazione/visualizzazione/pudenza della mende.

È che proprio ti serve capire due cose:

1. Quanti pezzi di attività ci servono effettivamente per tenerla in piedi
2. QUALI pezzi devono crescere quantitativamente al crescere del fatturato, e quali invece devono crescere qualitativamente

Cosa significa crescita QUALITATIVA?

Che – ad esempio – tra mandare una Lettera di Vendita a 1000 persone e mandarla a 100.000 persone non ci vuole più “lavoro”. Ci vuole però del lavoro meglio fatto.

Crescita QUANTITATIVA, al contrario, significa che – tra vendere 200 colori se sei un parrucchiere e venderne 20.000 – abbastanza verosimilmente ti servono 100 volte le persone che per venderne 200.

Questo aspetto è fondamentale perché ti dice dove redirigere prima i tuoi sforzi di ricerca di collaboratori. Che – guarda caso – nella prima fase di crescita è proprio sui rami che devono crescere quantitativamente.

Per riepilogare:

Crescita qualitativa ===> continui a farlo tu fin quando non hai soldi per delegare a persone più brave di te
Crescita quantitativa ===> crei poco alla volta sistemi di selezione/formazione/esecuzione e inizi a cercare collaboratori che ti aiutano in questo, liberando tempo per le attività qualitative.

Queste tre strategie non hanno nessuna ambizione di essere esaustive. So che c’è tantissimo lavoro da fare e non a caso il Corso SimpNess dura 4 giorni (più svariate ore di Bonus da studiare a casa).

Ma sono il punto di inizio. E rappresentano il modo migliore per approcciare il problema della crescita del personale ANCHE se non hai tutti i soldi che servono.

Certo, come diceva mio nonno, “chi non ha soldi, deve avere tempo”.

Ma con molto impegno e le giuste strategie, poco alla volta, anche se sei un imprenditore oberato e con dei numeri incasinati potrai vedere la luce alla fine del tunnel.

Buon viaggio!